アルコールチェックを管理する方法として、エクセルを使うのは多くの企業で手軽に考えられる選択肢です。以下では、エクセルでの管理のメリットとデメリット、そしてクラウドを使った管理のメリットとデメリットを紹介していきます。
エクセルを使った管理は、特に規模の小さい企業や、チェック対象者が少ない場合には手軽な選択肢です。エクセルでアルコールチェック表・記録簿を作成する際の主なメリットとしては、以下の点が挙げられます。
エクセルは、多くのパソコンにインストールされており、基本的な操作は誰でも行えるため、すぐにアルコールチェック表を作成できます。
エクセルを使用することで、新たなシステムやサービスの導入コストを削減できます。自前で記録簿を作成するため、追加の費用がかかりません。
必要な項目（確認者名、運転者、酒気帯びの有無、指示事項など）を自由に追加・変更できるため、企業のニーズに応じて様式を調整できます。
また、各都道府県の警察署のウェブサイトでは、エクセル形式のアルコールチェック記録表のフォーマットを提供している場合もあるため、それらを活用することでより手軽に始めることができます。
一方、エクセルにはいくつかの制約があり、特に企業規模が大きくなると問題が顕著になります。
エクセルのワークシートには行数と列数に上限があり、対象者が多くなると管理が難しくなる場合があります。毎日の業務開始前後にアルコールチェックを行うと、データ量はすぐに膨大になります。
データ量が増えると、エクセルの開閉に時間がかかり、業務の効率を損ないます。特に数百人規模の従業員を管理する場合、開く度に待ち時間が発生するのはストレスです。
エクセルには編集履歴を詳細に残す機能がありません。そのため、誰がいつどのようにデータを変更したのか追跡することが難しく、最新のデータを把握するのが煩雑になる可能性があります。申請・承認のプロセスが必要な場合には、どれが最新のバージョンか分からず、混乱を招くこともあります。
アルコールチェックの記録管理には、クラウドを活用する方法もあります。クラウドで管理することで得られるメリットは以下の通りです：
アルコールチェックの結果が自動的にクラウドに保存されるため、手動での記録が不要になり、記録漏れの心配もありません。
法律でアルコールチェックの記録は最低1年間保存が義務付けられていますが、クラウドではそれ以上の期間も簡単にデータを保存できます。これにより監査やトラブル時にも迅速にデータを提出することができます。
多くのクラウドシステムはエクセルやCSV形式でのデータダウンロードが可能で、必要な時に必要な情報をすぐに取り出せます。
日時・運転者・場所などの情報が一元管理されており、複数の管理者がリアルタイムで確認できます。勤怠管理機能などが統合されているシステムもあり、業務の効率化とコスト削減に寄与します。
クラウドシステムには不正を防止するための機能（顔認証、写真の記録など）が備わっていることが多く、アルコールチェックの信頼性を向上させます。
一方で、クラウド管理には以下のようなデメリットもあります：
クラウドシステムの導入には初期費用や月額利用料がかかることが多く、特に小規模企業にとっては負担になる場合があります。
クラウドシステムはインターネット接続が前提であるため、ネット環境が不安定な場合にはデータアクセスに支障が出る可能性があります。
新たなシステムを導入する場合、操作に慣れるまでに時間がかかることがあります。特に従業員のITリテラシーに差がある場合、サポートやトレーニングのためのコストも考慮する必要があります。
アルコールチェックの管理には、エクセルを使う方法とクラウドを活用する方法があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。企業の規模や業務内容に応じて、適した方法を選ぶことが重要です。エクセルは手軽で低コストですが、大規模なデータ管理には向いておらず、編集履歴の追跡も困難です。一方で、クラウドは効率的で安全なデータ管理が可能ですが、コストやインターネット環境の確保といった課題があります。
自社に合った管理方法を選択し、アルコールチェックの正確で効率的な運用を行いましょう。
