アルコールチェックを管理する方法として、エクセルを使うのは多くの企業で手軽に考えられる選択肢です。以下では、エクセルでの管理のメリットとデメリット、そしてクラウドを使った管理のメリットとデメリットを紹介していきます。
エクセルを使った管理は、特に規模の小さい企業や、チェック対象者が少ない場合には手軽な選択肢です。エクセルでアルコールチェック表・記録簿を作成する際の主なメリットとしては、以下の点が挙げられます。
エクセルは、多くのパソコンにインストールされており、基本的な操作は誰でも行えるため、すぐにアルコールチェック表を作成できます。
エクセルを使用することで、新たなシステムやサービスの導入コストを削減できます。自前で記録簿を作成するため、追加の費用がかかりません。
必要な項目（確認者名、運転者、酒気帯びの有無、指示事項など）を自由に追加・変更できるため、企業のニーズに応じて様式を調整できます。
また、各都道府県の警察署のウェブサイトでは、エクセル形式のアルコールチェック記録表のフォーマットを提供している場合もあるため、それらを活用することでより手軽に始めることができます。
一方、エクセルにはいくつかの制約があり、特に企業規模が大きくなると問題が顕著になります。
エクセルのワークシートには行数と列数に上限があり、対象者が多くなると管理が難しくなる場合があります。毎日の業務開始前後にアルコールチェックを行うと、データ量はすぐに膨大になります。
データ量が増えると、エクセルの開閉に時間がかかり、業務の効率を損ないます。特に数百人規模の従業員を管理する場合、開く度に待ち時間が発生するのはストレスです。
エクセルには編集履歴を詳細に残す機能がありません。そのため、誰がいつどのようにデータを変更したのか追跡することが難しく、最新のデータを把握するのが煩雑になる可能性があります。申請・承認のプロセスが必要な場合には、どれが最新のバージョンか分からず、混乱を招くこともあります。
アルコールチェックの記録管理には、クラウドを活用する方法もあります。クラウドで管理することで得られるメリットは以下の通りです：
アルコールチェックの結果が自動的にクラウドに保存されるため、手動での記録が不要になり、記録漏れの心配もありません。
法律でアルコールチェックの記録は最低1年間保存が義務付けられていますが、クラウドではそれ以上の期間も簡単にデータを保存できます。これにより監査やトラブル時にも迅速にデータを提出することができます。
多くのクラウドシステムはエクセルやCSV形式でのデータダウンロードが可能で、必要な時に必要な情報をすぐに取り出せます。
日時・運転者・場所などの情報が一元管理されており、複数の管理者がリアルタイムで確認できます。勤怠管理機能などが統合されているシステムもあり、業務の効率化とコスト削減に寄与します。
クラウドシステムには不正を防止するための機能（顔認証、写真の記録など）が備わっていることが多く、アルコールチェックの信頼性を向上させます。
一方で、クラウド管理には以下のようなデメリットもあります：
クラウドシステムの導入には初期費用や月額利用料がかかることが多く、特に小規模企業にとっては負担になる場合があります。
クラウドシステムはインターネット接続が前提であるため、ネット環境が不安定な場合にはデータアクセスに支障が出る可能性があります。
新たなシステムを導入する場合、操作に慣れるまでに時間がかかることがあります。特に従業員のITリテラシーに差がある場合、サポートやトレーニングのためのコストも考慮する必要があります。
水まわりの緊急メンテナンスを全国展開する株式会社クラシアンでは、以前は紙の記録簿やカメラ映像の目視チェックで管理を行っていました。しかし、この方法では実際に検知が行われているかの確認が難しく、膨大な集計工数も発生していたのです。そこで同社は、スマートフォンと連動するクラウド型システムを導入し、業務フローを抜本的に見直しました。導入後は、Bluetooth接続の安定性も寄与し、検知実施率が80%から95%へ劇的に向上しています。
また、顔認証機能によるなりすまし防止や、データの一元管理によって管理者の負担も大幅に削減されました。現場と管理部門の双方がコンプライアンスを強く意識するようになり、組織全体の安全体制が強化された成功事例です。
参照元：アルキラー（パイ・アール）公式HP（https://pai-r.com/case-study/qracian/）
酒類・清涼飲料を製造するオリオンビール株式会社にとって、飲酒運転の根絶は企業存続に関わる重要課題でした。法改正により厳格な「目視確認」が求められる中、自社のみでの24時間対応やアナログ管理には限界が訪れていました。そこで同社が選択したのは、クラウドシステムと外部の「点呼確認代行サービス」を連携させる手法でした。
この仕組みにより、早朝や夜間の運転前確認も専門オペレーターが代行するため、確実な法令遵守が可能となりました。コストを投じてでも安全を守るという会社の姿勢は社員の意識をも変え、「飲酒運転は絶対に許さない」という風土がより強固なものになっています。管理の手間を削減しつつ、リスク管理レベルを向上させた好例といえます。
参照元：アルキラー（パイ・アール）公式HP（https://pai-r.com/case-study/orionbeer/）
社用車約8,000台、運転者約12,000名という巨大な規模を持つリコージャパン株式会社では、Excelを用いた手動管理からの脱却が急務でした。検知器の管理だけでも、有効期限の把握や交換手配に膨大な労力を要していたからです。解決策として、自社実践のもとクラウド型の記録管理パックを導入し、全拠点のデータを一元化しました。特筆すべきは、検知器の期限管理や交換業務をサポートデスクへアウトソースした点です。
これにより総務部門の業務負荷は劇的に軽減され、本来の安全管理業務に集中できる環境が整いました。また、社員はアプリ経由で簡単に結果を送信できるため、現場の協力も得やすくなっています。大規模組織が直面する「数」の課題を、システムとBPOで解決した事例です。
参照元：リコー公式HP（https://www.ricoh.co.jp/special/alcohol-checker-recordmanage-casestudy）
医薬品向けカプセル製造のクオリカプス株式会社では、営業職の直行直帰や出張が多く、スプレッドシートへの記録入力が現場の負担となっていました。さらに深刻だったのが、早朝や深夜の移動時に発生する上司への電話点呼です。「休んでいる上司を起こしてはいけない」という心理的ストレスが、社員を悩ませていました。
そこで同社は、スマートフォンアプリで完結する管理サービスに加え、コールセンターによる点呼代行を採用しました。その結果、アプリの直感的な操作で入力ミスが減少し、上司への気遣いも不要となったことで、スムーズな運用が定着しました。管理部門も誤記入の修正や待機業務から解放され、全社的な業務効率化とコンプライアンスの徹底が同時に実現されています。
参照元：スリーゼロ公式HP（https://alc.aiotcloud.co.jp/case/010/）
アルコールチェックの管理には、エクセルを使う方法とクラウドを活用する方法があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。企業の規模や業務内容に応じて、適した方法を選ぶことが重要です。エクセルは手軽で低コストですが、大規模なデータ管理には向いておらず、編集履歴の追跡も困難です。一方で、クラウドは効率的で安全なデータ管理が可能ですが、コストやインターネット環境の確保といった課題があります。
自社に合った管理方法を選択し、アルコールチェックの正確で効率的な運用を行いましょう。
